Hvordan skal en kreditnota se ut?

En kreditnota skal nesten se ut slik en faktura gjør. Forskjellen er at det ikke står faktura på den, men kreditnota. Kreditnotaen har heller ikke fakturanummer, men kreditnota-nummer (kreditnota-nummeret er gjerne i samme serie som fakuranummeret). Ellers er det ingen forskjeller. Summen på kreditnotaen vises med positivt fortegn (Hos flere vises den med negativt fortegn). På kreditnotaen bør det henvises til den fakturaen som krediteres/delkrediteres.

Når skal/kan jeg kreditere?

Kreditnotaen bør i utgangspunktet utstedes snarest etter at en er blitt oppmerksom på feilen. Reglene for fakturering gir en frist for utstedelse som er en måned etter levering. Dette kan ikke direkte overføres til frist for utstedelse av kreditnota, men gir en indikasjon.

Kan jeg slette eller endre en faktura?

I henhold til bokføringsloven § 10 om endring av dokumentasjon, har en ikke lov til å endre etter utstedelse. For å endre eller «slette» en faktura, må en utstede en kreditnota som reverserer den opprinnelig fakturaen.

Hvordan lager jeg en kreditnota?

Kreditnota eller endring av tidligere feil kan skje på følgende måter (hentet fra GBS 1 Utstedelse av kreditnota):

• utstedes kreditnota for den delen som er feil,
• utstedes en tilleggsfaktura,
• utstedes en ny faktura samtidig som det utstedes en kreditnota som reverserer den opprinnelige fakturaen, eller
• foretas en korrigering i senere faktura med tydelig angivelse av hva som er korrigert.

Korriger feilene i den tidligere fakturaene og send kreditnotaene til kunden.

Avslutning

Kreditnotaer benyttes til å korrigere feil i en eller annen form. En hver bedrift sender med ujevne mellomrom ut kreditnotaer til sine kunder. De må inneholde det samme som en faktura, men en bytter ut visse deler og henviser til opprinnelig faktura.

Hva er hensikten/det viktigste med fakturering?

Grunnen til at en fakturerer er at en har overlevert en vare eller en tjeneste til kjøper. Dette ønsker en selvsagt å få betalt for. Det naturlige for næringsdrivende er da å sende en faktura til kjøper. På fakturaen finner kunden informasjon om, hva han skal betale for, hvor mye han skal betale og til hvem han skal betale til. Det viktigste i faktureringsprosessen er å få betalt for alle varene/tjenestene en leverer. En må da påse at alle salg blir utfakturert og igjen at alle disse blir innbetalt. At alt blir utfakturert og innbetalt er en av de viktigste faktorene for næringsdrivende. På disse områdene er det veldig viktig å lage seg gode rutiner og interne kontroller.

I Recondo sitt fakturaprogram har en mulighet til å legge inn produkter og fakturere disse ut til kunden. Når faktura er generert vil det være mulig å følge opp innbetalingene, som er det viktigste. Det hjelper ikke om du generere tusenvis av salg, men nesten ingen av kundene betaler. I en slik situasjon kan en fort gå konkurs. Det har faktisk skjedd at et selskap gikk konkurs selv om fakturaene var blitt generert. Det som var problemet i dette tilfelle var at fakturaen aldri ble sendt til kunden, men bare arkivert.

Hva bør/må en faktura inneholde?

I bokføringsforskriften kapittel 5-1 står det opp-listet en del punkter som salgsdokumentasjonen (fakturaen) må inneholde. Følgende er må punkter:

• Fakturanummer (eller tilsvarende nummerering) og fakturadato.
• Kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer.
• Selgers navn og organisasjonsnummer (husk MVA etter organisasjonsnummer om du er MVA-pliktig) + hovedkontoret adresse.
• Hvilke varer og tjenester som selges, antall, beskrivelse av varene/tjenestene.
• Leveringstidspunkt og leveringssted
• Pris for varene/tjenestene og forfallsdato
• Eventuell merverdiavgift og andre avgifter. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
• Om selskapet ditt er et et aksjeselskap så skal også fakturaen inneholde ordet «foretaksregisteret».
• Om selskapet ditt er under avvikling så skal det også fremkomme av fakturaen.

I tillegg bør også en faktura inneholde følgende punkter:

• Selgers utvidede kontaktinformasjon: Adresse, telefonnummer, faksnummer, nettside, e-post, samt andre aktuelle.
• Informasjon om purregebyr og rentesats ved sen betaling eller om betaling uteblir.
• Og det viktigste av alt: Bankkontonummer.

Hvilket språk kan jeg benytte på fakturaen?

Fakturaer skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Hvor ofte/når må en fakturere?

Hovedregelen om hvor ofte en må fakturere er klar. Vanlige salg av varer og tjenester følger hovedregelen (jfr. utdrag fra bokføringsforskriften), altså må en senest sende faktura senest en måned etter levering. Men det egentlige spørsmålet er: Hvor ofte bør en fakturere? En bør fakturere med en gang varene/tjenestene er levert, for å få pengene inn fortest mulig. En annen grunn til at en bør sende fakturaen med en gang er at kunden da ikke glemmer den ut han har mottatt varene/tjenestene. En kunde kan lettere klage på en faktura som er utsted alt for sent. Du viser da overfor kunden at du har kontroll som gir et signal om at innbetalingene også vil bli fulgt opp.

Bokføringsforskriften § 5-2-2: Salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskrift.

Har en lov til å forskuddsfakturere?

I bokføringsforskriften § 5-2-2 til § 5-2-9 er det flere unntak og spesialbestemmelser. Det er spesialbestemmelser for de som har månedlige leveranser, løpende leveranser, leveranser basert på faktisk forbruk (strøm, telefon ol.), anbud og forskuddsfakturering. Er du innenfor noen av disse, anbefaler jeg at du leser bokføringsforskriften § 5-2-2 og litt utover.

Selger du noe av følgende; persontransport (f.eks. flyreiser), servering, abonnementer, leier, serviceavtaler og lignende kan en forskuddsfakturere i følge bokføringsforskriften. Forskuddsfaktureringen er begrenset til ett år. Disse tjenestene kan forskuddsfaktureres med MVA. Alle andre varer og tjenester kan en forskuddsfakturere uten MVA, da må en ha en sluttfaktura med MVA-oppgjør.

Datering av fakturaen

Datering av fakturaen har blitt myknet opp de senere årene og det har blitt enklere med tanke på hvilken fakturadato som står på fakturaen. Dersom fakturaen er utstedt innen 15 virkedager i måneden kan en angi datoen i forrige måned som fakturadatoen under forutsetning av at varene/tjenestene ble levert da.

Ved utleie av fast eiendom er det nå blitt lov til å fakturere frem i tid, om en f.eks utsteder fakturaer for et helt år så kan en gjør det. Da skal en sette fakturadatoen lik forfallsdatoen.

Les mer om datering av fakturaer i bokføringsforskriften § 5-1-3

Nummerering av fakturaen

I bokføringsforskriften § 5-1-3 er det en egen paragraf for «Nummering og datering av salgsdokument». Paragrafen gir tre muligheter for nummerering av fakturaen:

• At fakturaen skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter.
• At fakturaen blir påført maskinelt tildelte nummer, som i et fakturaprogram.
• Eller en annen måte som sikrer at registrering av utfakturerte salg enkelt kan etterprøves.

Den vanligste er alternativ nummer to. Alle nyere faktureringsprogrammer tildeler automatisk et fakturanummer som ikke kan endres. I et velkjent gratis fakturaprogram, Faktura Larsen laget av IT Larsen, finnes denne funksjonen, men en har mulighet til å endre fakturanummer. Det er ikke tillatt. Skal dette programmet brukes må det benyttes forhåndsnummererte blanketter som nevnt i punkt nummer 1.

Hvor lenge må jeg oppbevare fakturaene?

Alle utgående fakturaer, kreditnotaer med mer skal oppbevares i ti år etter regnskapårets slutt. Pakksedler, prisoversikter, avtaler må oppbevares i tre år og seks måneder etter rengskapsårets slutt. Det skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Opplysningene kan oppbevares elektronisk. Ved elektronisk lagring skal det være en sikkerhetskopi som er adskilt fra originalen.

En trenger ikke å oppbevare fakturaene selv, regnskapsfører, andre foretak eller andre kan oppbevare fakturaene for deg. Som kunde hos Recondo fakturaprogram oppbevarer vi alle fakturaene på en betryggende måte. Fakturaene blir lagret i pdf-formatet på vår server, og vil alltid være tilgjengelig for deg via internett.

Kan jeg fakturere i Word/Excel?

Ja, det kan en faktisk, men det er en forutsetning i tillegg kravene om innhold i som nevnt tidligere. Kravet som i tillegg må være oppfylt er at fakturaene skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter. Men er det å anbefale? Merkostnaden som en må betale et trykkeri for å få forhåndsnummererte blanketter overstiger gjerne fort kostnaden en vil ha med å kjøpe et fakturaprogram som Recondo og skrive det ut på eget papir. Skal en fakturere i Word/Excel må en skaffe seg eller lage seg en mal. Den må være tilpasse lover og regler. I Word/Excel må du passe på dette selv, mens i et fakturaprogram er det andre som passer på det for deg.

Oppsummering

Faktureringsrutinen for en næringsdrivende er det viktigste som skjer, det er via det pengene kommer inn i banken. Det anbefales å fakturere så tidlig som mulig slik at en får pengene inn straks. Lag deg gode rutiner på dette området, slik at du er sikker på at alt blir utfakturert og innbetalt. I visse tilfeller har en lov til å forskuddsfakturere, men hovedregel er straks etter at varene/tjenestene er levert og senest en måned etterpå. Som nevnt over har en lov til å fakturere i Word/Excel, men kun dersom det skrives ut på nummererte forhåndstrykte blanketer.

Kilder:

• Bokføringsloven
• Bokføringsforskriften
• God bokføringsskikk

Begreper innenfor merverdiavgiftsloven

Unntatt fra MVA-loven

Å være unntatt fra MVA-loven innebærer at en ikke skal beregne MVA på omsetningen (utgående MVA), samtidig som en ikke har lov til å føre fradrag for inngående MVA. Merverdiavgiftsloven kapittel 3 gir oss en oversikt over hvilke typer omsetning som er unntatt fra loven. Først sier den i § 3-1 at all omsetning av varer og tjenester er MVA-pliktig. Fra § 3-2 og frem til og med § 3-20 kommer alle som er unntatt fra MVA-loven: Helsetjenester, alternativ behandling, sosiale tjenester, finansielle tjenester, kunst og kultur, idrett, fast eiendom (Her er det mange spesialbestemmelser!), ideelle, veldedige og allmennyttige organisasjoner/institusjoner, lotteritjenester, sermonielle tjenester, frimerker, sedler og mynter, varer brukt privat, samt flere. Denne listen er ikke utfyllende. Har du omsetning som gjelder disse eller er i nærheten av disse bør du undersøke nærmere.

Redusert sats

MVA-loven kapittel 5 gir oss informasjon om hvilke typer omsetning som får redusert sats for merverdiavgift. § 5-1 gir oss hovedregelen om at all omsetning skal bruke alminnelig sats, med mindre annet er bestemt. Satsene for merverdiavgift per 1.1.2014 er: 25 %, 15 %, 8 %. Den alminnelige satsen benyttes når ikke annet er bestemt. 15 % skal benyttes når en selger næringsmidler (så og si alt som er spiselig), men ikke når det er serveringstjenester. Ved persontransport og transport av kjøretøy på ferje skal det benyttes 8 %. 8 %-satsen benyttes også ved romutleie i hotellvirksomhet, kinoforestillinger, hytter, ferieleiligheter og kringkastingsavgiften (listen er ikke komplett, sjekk i MVA-loven. Er en i grenseland på noen av områdene ovenfor bør en slå opp i forskriften til MVA-loven kapittel 5 og MVA-loven som nevnt over for å få mer utfyllende informasjon. Satsene for merverdiavgift blir vedtatt hvert år og står for tiden Statsbudsjettets avgiftssatser for 2014. Beregner du redusert sats på din omsetning, har du likevel fult fradrag for inngående MVA.

Fritatt for MVA

Å være fritatt for MVA innebærer at en skal kreve 0 % utgående MVA. Samtidig som du skal «beregne» 0 % utgående MVA har en fult fradrag for inngående MVA. I merverdiavgiftsloven kapittel 6 finner du alle typer omsetning som er fritatt merverdiavgift. Av de kan følgende nevnes: Aviser, tidsskrift, bøker, noen andre publikasjoner, elektrisk kraft, el-biler, tjenester som gjelder offentlig vei/baneanlegg, fartøy, luftfartøy, plattformer innen petroleumsvirksomhet, overdragelse av virksomhet, biologisk materiale, begravelsestjenester og flere. De som er oppført her er de vanligste, men det finnes flere. Har du omsetning innenfor et av disse områdene anbefaler vi at du leser loven med tilhørende forskrift.

Utførsel

Med utførsel menes eksport. Eksport til Svalbard, Jan Mayen og resten av verden. Dette gjelder varer og tjenester. For tjenester gjelder til kun tjenester som helt er til bruk utenfor Norge (uten Svalbard og Jan Mayen). Utførsel er fritatt for MVA, det vil si 0 % utgående MVA og fradrag for inngående MVA. Det er spesielle regler for fjernleverbare tjenester, transporttjenester, formidlingstjenester, varer/tjenester til fartøy/luftfartøy/petroleumsvirksomhet. For disse er det anbefale å sette seg inn i MVA-loven § 6-21 til § 6-33 med tilhørende forskrifter eller søke hjelp hos en regnskapsfører/revisor.

Uttak

Et uttak vil si, som i en bank, at en tar noe ut. Begrepet i MVA-sammenheng betyr at en tar vare eller tjeneste ut av foretaket/organisasjonen til privat bruk eller til annen bruk uten for MVA-loven. Når en tar et uttak skal en beregnet utgående MVA. Ønsker en å lese mer om uttak står det i MVA-loven § 3-21 til § 3-28.

Når blir jeg MVA-pliktig?

For næringsdrivende og offentlige virksomheter må en registrere seg i MVA-registeret (tidl. MVA-manntallet) når omsetningen, som ikke er unntatt fra loven, overstiger 50.000 kr i løpet av de siste 12 månedene. Allmennyttige og veldige institusjoner/organisasjoner må registrere seg i MVA-registeret når omsetningen, som ikke er unntatt fra loven, overstiger 140.000 kr. Den første fakturaen som overstiger 50.000 kr eller 140.000 kr skal en fakturere med gjeldende sats for MVA.

Hvordan registrer vi oss i MVA-registeret?

Når en har funnet at en er MVA-pliktig og er i ferd med å overstige må en registrere seg i MVA-registeret. For å registrere seg i MVA-registeret er det enklest å gå inn på Altinn.no og sende inn en elektronisk samordnet registermelding. I den samordnede registermeldingen må en fylle inn informasjon om foretaket, hvilken type omsetning det dreier seg om, virksomhet, bankkontonummer, evt. fullmakter med mer. Terminoppgavene for MVA fylles også ut elektronisk via Altinn.no

Forhåndsregistrering i MVA-registeret

Kan jeg forhåndsregistrere foretaket/organisasjonen? Første kriteriet som må oppfylles er at tidsperioden fra søknad om forhåndsregistrering kommer inn og fram til registreringsgrensen forventes nådd, ikke må være over fire måneder. Ellers er det i to situasjoner en kan forhåndsregistrere seg. Det første situasjonen er når en må foreta betydelige investeringer (over 250.000 kr med MVA) som er knyttet til fremtidig MVA-pliktig omsetning. Den andre situasjonen er at det er overveiende sannsynlig for at en innen en tre-ukers periode overstiger grensen på 50.000 kr MVA-pliktig omsetning.

Fradrag for inngående MVA.

MVA-lovens kapittel 8 gir oss reglene om hvem som har fradrag for inngående MVA. For å kunne få fradrag for inngående MVA må en være registrert i MVA-registeret. En har kun fradrag for den inngående MVA som er knyttet til virksomheten i foretaket/organisasjonen.

Forholdsmessig fradrag

Har en omsetning som er innenfor og utenfor MVA-loven vil det utløse forholdsmessig fradrag for inngående MVA. Eksempel: Et selskap har 750.000 kr i omsetning innenfor MVA-loven og 250.000 kr i omsetning utenfor MVA-loven. Selskapet får en inngående faktura hvor 100.000 kr er MVA. Fakturaen knytter seg til begge typer omsetning. En vil da få fradrag for 75.000 kr i MVA, dette fordi den MVA-pliktige omsetningen utgjør 75 % av total omsetning.

Frivillig registrering

Frivillig registrering i MVA-registeret gjelder kun for eiendomsselskaper som leier ut til et foretak/kommune/organisasjon som har MVA-pliktig virksomhet eller kan få MVA-kompensasjon. Det gjelder ikke utleie av hytter, ferieleiligheter og annen fritidseiendom. Disse eiendomsselskapene er i utgangspunktet unntatt fra MVA-loven, og har derfor ikke fradrag for inngående MVA. Hensikten med å registrere seg frivillig i MVA-registeret er å kunne få fradrag for inngående MVA. Dette vil utgjøre ganske mye penger i forbindelse med oppføring av bygg, store vedlikehold etc. På dette området må en trø varsomt, da en fort kan tape ganske mye penger om det ikke blir gjort korrekt. Før du starter opp ditt eiendomsselskap anbefaler jeg at en tar kontakt med revisor, regnskapsfører eller Skatteetaten slik at en unngår disse feilene. Frivillig registrering står beskrevet i MVA-loven § 2-3, en bør også sette seg inn i MVA-lovens forskrift § 2-3

Tilbakegående oppgjør

Tilbakegående avgiftsoppgjør (MVA-lovens § 8-6) innebærer at en kan søke om fradrag for inngående MVA dersom en skulle bli MVA-pliktig i fremtiden. En kan ved søknad til skattekontoret søke om å fradragsføre inngående MVA tre år tilbake i tid, fra før den terminen en blir MVA-registrert. En kan ikke søke om fradrag for varer/tjenester som er videresolgt. Det som det søkes om må også ha direkte sammenheng med virksomheten.

Oppsummering

I visse tilfeller er det tvil om en er MVA-pliktig eller ikke. I forbindelse med eiendomsselskaper bør en gå varsomt frem. Det kan være lurt å ta kontakt med revisor/regnskapsfører slik at alt blir gjort riktig. Det kan bli veldig dyrt å gjøre feil. Det er å anbefale lese i MVA-loven og tilhørende forskrift. Den er ikke vanskelig å lese. Havner du i en situasjon der du må betale MVA hver måned må du se positivt på det, det er en meget god indikasjon på at du tjener penger.

Registrer deg gjerne som kunde hos oss i dag. Kontakt oss gjerne for å få satt opp fakturaprogrammet slik at det blir korrekt med hensyn på merverdiavgift.

Betalingsoppfølging, en sparegris?

Betalingsoppfølging er et viktig ledd i salgsrutinene i et hvert foretak. Den kan ha følgende rekkefølge; kredittvurdering, salg og innbetaling. Dessverre i noen tilfeller uteblir betalingen, og tiltak må iverksettes. Rutinen kan da for eksempel fortsette med betalingspåminnelse, purring, varsel om inkasso og inkasso. I denne artikkelen vi se på de ulike leddene i rutinene for betalingsoppfølging, samt gå litt innom fremmedinkasso. Vi tar ikke for oss egeninkasso.

Kredittvurdering

Kredittvurdering er spørsmålet om kunden vil kunne betale for seg eller ikke. Kredittvurdering bør foretas før større salg siden det gir en høyere grad av sikkerhet for at betaling finner sted. En ønsker jo ikke å levere varer/tjenester uten å få betalt for det en har levert. Er en i tvil om kunden bør få kjøpe varer/tjenester på kreditt? Da kan det være lurt å be om forskuddsbetaling.

For mindre og nystartet foretak kan det være lurt å sjekke sine første kunder. Enkle steder er å søke opp selskapet på f.eks Proff.no eller 1881.no. Begge nettsidene kan en kjøpe mer informasjon med tanke på kredittvurdering. Proff får data levert av Lindorf, mens 1881.no får fra Dun & Bradstreet. Disse to siste er annerkjente selskaper som foretar kredittvurdering.

Innbetalinger (KID og OCR)

I forbindelse med rutinen for betalingsoppfølging er det viktig å påse at alt det som er fakturert til kunden blir innbetalt på kontoen. Her bør en løpende ha kontroll selv eller ha en regnskapsfører som har oversikten. Det kan gjøres ved å bokføre/registrere hver enkelt transaksjon manuelt. Bruk av KID kan gjøre denne jobben mye enklere for deg eller din regnskapsførerer. KID står for kunde-identifikasjon, KID benyttes til identifisere kunden og fakturaen uavhengig av hvem som betaler regningen.
Ved å inngå en OCR-avtale med banken, vil du kunne motta en fil med informasjon om betalingene (KID-informasjon) som leses inn i ditt regnskapssystem eller fakturaprogram. Da får en raskt oversikt over hvem som har betalt og hvem som ikke har betalt. Dette gjør den eventuelle videre oppfølgingen mye enklere.

Betalingspåminnelse

En betalingspåmminnelse kan sendes når som helst. Du kan ikke ta gebyr ved å sende ut en betalingspåminnelse. Det skjer av og til at fakturaen som kunden din har mottatt har kommet bort eller er mottakeren har glemt den ut. Noen håper faktisk at den skal bli glemt ut. Ved en enkel betalingspåminnelse viser du kunden at du følger med og sender allerede ut et signal at denne fakturaen følges opp til den er betalt.

Purring

Purring kan faktisk sendes rett etter at fakturaen er forfalt til betaling, men du kan ikke legge på purregebyr. For å kunne legge på et purregebyr må reglene i inkassoforskriften følges. For å ha lov til å ilegge purregebyr må følgende være oppfylt:

• Purringen må sendes skriftlig
• Purringen kan sendes tidligst 14 dager etter forfall
• Purringen må ha en betalingsfrist på 14 dager
• Purregebyr skal maks være 66 kr, per 01.01.2014 (Husk: Ingen MVA på purregebyr!)

En trenger ikke å sende ut purring i det hele tatt, men heller hoppe direkte til inkassovarsel.

Purregebyr

Purregebyret utgjør 1/10 av inkassosatsen. Inkassosatsen fastsettes i «Forskrift til Inkassoloven» og per 01.01.2014 er det 640 kroner, altså et purregebyr på 64 kroner. En kan maks ilegge to purregebyr. Det er vanlig å ilegge det ene i forbindelse med utsendelse av purring og det andre i forbindelse med utsendelse av inkassovarsel.

Forsinkelsesrenter

I tillegg til purregebyret kan det beregnes renter, forsinkelsesrenter. For å finne ut hvor mye en kan legge på i renter, kan en for eksempel bruke kalkulator for forsinkelsesrente. En kan ikke beregnet forsinkelsesrente dersom det er uenighet om beløp eller det ikke har vært mulig å betale i tide.

Inkassovarsel

Vilkårene for å sende inkassovarsel er så og si like som for purring. Inkassovarselet kan sendes tidligst 14 dager etter forfall. Dersom en har sendt ut purring vil det gå 14 nye dager før en kan sende inkassovarsel. På inkassovarselet må det klart og tydelig fremkomme at det er et inkassovarsel. Inkassovarselet må ha 14 dagers forfall. Når disse 14 dagene har gått kan fordringen sendes over til inkasso. På inkassovarselet kan en også ilegge purregebyr og forsinkelsesrenter.

Inkasso

Det finnes to typer inkasso, egeninkasso og fremmedinkasso. Egeninkasso innebærer at en selv foretar inndriving av fordringen, mens fremmedinkasso innebærer at ber et inkassoselskap foreta inndrivingen. Skal en benytte utføre egeninkasso må en sette seg grundig inn i reglene, har du ikke tid til det så kan det være lurt å la de profesjonelle foreta jobben. Inkassotjenester tilbys av mange selskaper. Fordringen kan sendes over til inkasso tidligst 14 dager etter inkassovarselet ble sendt.

Oppsummering

Ved manglende innbetaling, minst 14 dager og en sender skriftlig purring, nye 14 dager og en sender skriftlig inkassovarsel. Ca. 30 dager etter forfallsdato og fordringen er sendt til inkasso, alt er overlatt til et profesjonelt inkassobyrå. Det er en måte å gjøre det på, her kan en bruke regelverket slik det passer en selv best.